Et tilbudsprogram er som regel det første verktøyet en bedrift leter etter når tilbudene begynner å spise opp kveldene. Du kjenner situasjonen: kunden har bedt om pris, fabrikken har sendt et regneark eller en PDF, og du sitter og flytter tall mellom Excel og Word for å få det til å se ut som et tilbud. Jeg er Nora, og dette er problemet jeg jobber med hver eneste dag.
I denne guiden går jeg gjennom hva slik programvare faktisk er, hvilke fem funksjoner som betyr noe i praksis, hvordan du velger uten å ende opp med enda et system ingen bruker, og når et generisk verktøy ikke strekker til.
Hva er et tilbudsprogram?
Kort svar: et tilbudsprogram er programvare som tar deg fra pris og produktvalg til et ferdig, sendbart kundetilbud, uten at du bygger dokumentet manuelt hver gang.
Forskjellen fra en tilbudsmal i Word er at programmet regner for deg. En mal er et tomt skjema du fyller ut. Et program holder på prisene, påslagene og produktdataene dine, og setter sammen dokumentet ut fra dem. Du velger hva kunden skal ha, verktøyet gjør resten.
Noen søker etter tilbudsberegner, andre sier tilbudsverktøy eller pristilbudssystem. Funksjonen er den samme: mindre manuelt arbeid, færre regnefeil, raskere svar til kunden.
Fem ting et tilbudsprogram bør kunne
Funksjonslister fra leverandører er lange. Etter min erfaring er det disse fem som avgjør om verktøyet faktisk blir brukt etter tredje uke.
- Holde prisene ett sted. Hvis prisene fortsatt ligger i tre regneark og en e-post, har du ikke løst noe. Alle innkjøpspriser, påslag og rabatter må bo i systemet, og de må være enkle å oppdatere når leverandøren justerer.
- Regne påslag og marginer automatisk. Dette er hele poenget. Du legger inn kostpris og regelen for påslag én gang, og programmet bruker den likt hver gang. Da slipper du at én selger regner 30 prosent og en annen regner 22 prosent på samme vare.
- Lage et dokument kunden faktisk forstår. Et internt regneark er ikke et tilbud. Kunden skal se hva som er inkludert, hva som ikke er det, hva prisen er, og hvor lenge den gjelder. Se gjerne guiden min til hvordan du skriver tilbud for hva som må med.
- Håndtere valuta hvis du kjøper inn fra utlandet. Kjøper du i euro og selger i kroner, er kursen en egen feilkilde. Programmet bør regne om automatisk og vise hvilken kurs som ble brukt, så du kan dokumentere prisen i ettertid.
- Gi deg sporbarhet. Hvilket tilbud gikk til hvilken kunde, når, med hvilke priser, og hvilken versjon er den siste. Uten dette blir oppfølging gjetting.
Tilbudsprogram eller mal i Word og Excel?
Et ærlig svar: mal holder lenger enn mange tror, og programvare er ikke gratis i tid heller. Her er en enkel grense.
Mal holder når du sender få tilbud i måneden, produktene er enkle, prisene endrer seg sjelden, og det er én person som lager tilbudene.
Du trenger et program når volumet øker, produktene har mange varianter og tilvalg, prisene endres flere ganger i året, eller flere personer skal lage tilbud og de skal se like ut. Kjenner du deg igjen i at det tar timer per tilbud, har jeg skrevet et eget regnestykke for hva trege tilbud faktisk koster bedriften.
Slik velger du tilbudsprogram i fire steg
- Beskriv din egen tilbudsprosess først. Skriv ned de faktiske stegene fra forespørsel til sendt tilbud, med hvem som gjør hva og hvor lang tid hvert steg tar. Uten dette kjøper du etter demovideo i stedet for etter behov.
- Test med dine egne tall, ikke leverandørens. Ta et ekte tilbud du sendte forrige måned og bygg det opp på nytt i verktøyet. Kommer du frem til samme sluttsum, og gikk det raskere? Det er hele testen.
- Sjekk hvem som eier dataene og hvordan du kommer ut. Kan du eksportere priser og tilbudshistorikk hvis du bytter leverandør? Spør konkret, og få svaret skriftlig.
- Regn på totalkostnaden, ikke månedsprisen. Lisens, oppsett, opplæring og tiden det tar før alle er i gang. Et billig verktøy ingen bruker er dyrere enn et dyrere verktøy alle bruker.
Når et generisk tilbudsprogram ikke strekker til
De fleste verktøy på markedet forutsetter at du har en produktkatalog med faste varer og faste priser. Det stemmer dårlig for bedrifter som selger skreddersydde byggevarer.
Importerer eller forhandler du vinduer, ytterdører, solskjerming eller pergola, ser hverdagen slik ut: kunden gir mål og ønsker, du sender forespørsel til fabrikken i Litauen eller Polen, og får tilbake en PDF på engelsk, i euro, med fabrikkens egne artikkelnummer og posisjonsnummer. Ingen faste varenumre å slå opp. Hver eneste linje må oversettes, regnes om, påslagsberegnes og settes inn i et norsk dokument.
Det er nettopp denne jobben Tilbudskalkulatoren gjør. Den leser fabrikktilbudet, kjenner igjen posisjonene, regner om valuta, legger på ditt påslag og produserer et ferdig norsk kundetilbud på sekunder. Et generisk tilbudsprogram med produktkatalog løser ikke dette, fordi produktet aldri er det samme to ganger.
Det juridiske du bør ha i orden
Et tilbud er ikke bare et salgsdokument, det er et rettslig bindende utspill. Etter avtaleloven er du bundet av tilbudet du har gitt. Har du satt en akseptfrist, må kundens aksept ha kommet frem til deg før fristen løper ut. Blir tilbudet avslått, faller det bort, selv om fristen ikke er utløpt.
Praktisk konsekvens: sett alltid en akseptfrist, og pass på at verktøyet du bruker skriver den inn automatisk. Et tilbud med regnefeil og uten frist kan bli en dyr avtale.
Vanlige spørsmål om tilbudsprogram
Hva koster et tilbudsprogram?
Prisen varierer for mye til at et snitt gir mening, og de fleste leverandører priser per bruker per måned med tillegg for oppsett. Be alltid om en totalpris for ditt antall brukere over tolv måneder, inkludert etablering, fremfor å sammenligne månedspriser. Da blir tilbudene faktisk sammenlignbare.
Trenger en liten bedrift et tilbudsprogram?
Ikke nødvendigvis. Spørsmålet er ikke hvor stor bedriften er, men hvor mye tid og hvor mange feil tilbudene koster deg i dag. Sender du to tilbud i måneden, hold på malen. Sender du femten, og hvert av dem tar timer, betaler verktøyet seg raskt.
Erstatter et tilbudsprogram CRM-systemet?
Nei. Et CRM holder styr på kunderelasjonen og oppfølgingen, et tilbudsverktøy produserer selve dokumentet. De løser to ulike problemer, og mange bedrifter trenger begge. Jeg har skrevet mer om det skillet i innlegget om CRM for småbedrift.
Start med det som tar lengst tid
Mitt råd: ikke let etter det beste tilbudsprogrammet generelt. Let etter det som fjerner akkurat det steget som tar lengst tid hos deg. For de fleste jeg snakker med er det ikke selve dokumentet, men omregningen og prisingen før dokumentet.
Vil du se hvordan det ser ut i praksis, kan du prøve Tilbudskalkulatoren med et av dine egne fabrikktilbud, eller booke en demo med meg så går vi gjennom din prosess sammen.