Hva koster trege tilbud egentlig, når du legger sammen tiden de tar og salgene de får deg til å tape? De fleste importører og forhandlere av vinduer, ytterdører, solskjerming og pergola kjenner svaret på magefølelsen, men få har faktisk satt seg ned og regnet det ut. I dette innlegget viser jeg deg regnestykket steg for steg, slik at du kan sette inn dine egne tall og se den reelle kostnaden for akkurat din bedrift.
Hva koster trege tilbud? Kort svar
Så hva koster trege tilbud helt konkret? Kort svar: trege tilbud koster deg på to måter samtidig. Du betaler for timene noen i bedriften bruker på å oversette, regne om og sette sammen tilbudet, og du risikerer å tape salget til en konkurrent som svarer raskere. Legger du sammen begge delene, ender mange bedrifter opp med en kostnad som er høyere enn de trodde før de faktisk regnet på det. Resten av innlegget viser deg nøyaktig hvordan du gjør utregningen selv, med et konkret eksempel du kan sammenligne deg selv mot.
Regnestykket i tre steg
Du trenger ikke et regnskapsprogram eller en konsulent for å gjøre denne utregningen. Du trenger tre tall du sannsynligvis allerede har et forhold til, eller kan finne på noen minutter ved å spørre den eller de som lager tilbudene i dag. Hensikten er ikke å finne et perfekt tall på kroneøren, men å få et grovt, ærlig anslag du kan bruke til å prioritere riktig.
Steg 1: Regn ut tidskostnaden
Start med det du kan telle. Multipliser antall tilbud bedriften sender i måneden med antall timer hvert tilbud faktisk tar, fra fabrikktilbudet lander i innboksen til det ferdige kundetilbudet er sendt. Gang deretter med den reelle timeprisen til personen som gjør jobben: ikke bare bruttolønn, men lønn pluss arbeidsgiveravgift, feriepenger og andre sosiale kostnader. Formelen ser slik ut: antall tilbud per måned multiplisert med timer per tilbud multiplisert med reell timepris gir tidskostnad per måned. Er du usikker på hva den reelle timeprisen faktisk er i din bedrift, har Statistisk sentralbyrå oppdaterte tall på lønn og arbeidskraftkostnader du kan sammenligne med.
Steg 2: Regn ut den skjulte kostnaden: tapte tilbud
Det andre tallet er vanskeligere å sette en eksakt sum på, men det er minst like viktig. Mens et fabrikktilbud blir oversatt, regnet om fra euro og priset med riktig påslag, bruker konkurrentene tiden din til å svare først. Vi har allerede gått gjennom hvorfor det ofte er den raskeste, ikke den billigste, som vinner jobben. Poenget her er at hver dag et tilbud blir liggende, er en dag konkurrenten din kan bruke til å komme foran deg. Sett et forsiktig anslag: hvor mange av tilbudene dine tror du realistisk går til en konkurrent fordi svaret kom for sent, ikke fordi prisen var feil? Selv et forsiktig anslag på ett til to tapte tilbud i måneden gir deg et konkret kronebeløp når du ganger det med gjennomsnittlig ordreverdi og dekningsbidrag.
Steg 3: Legg sammen totalen
Legg tidskostnaden fra steg 1 sammen med det tapte dekningsbidraget fra steg 2. Summen er den månedlige kostnaden trege tilbud faktisk påfører bedriften din, ikke bare i arbeidstimer, men i tapt omsetning. De fleste blir overrasket over hvor mye høyere totalen er enn tidskostnaden alene, rett og slett fordi det tapte salget veier tyngre i kroner enn timene som er brukt.
Eksempel: hva koster trege tilbud for en vindu- og dørforhandler
Slik kan regnestykket se ut for en typisk forhandler av vinduer og ytterdører. Tallene under er et illustrerende eksempel, ikke faktiske kundetall:
- 15 tilbud i måneden, basert på fabrikktilbud fra Litauen eller Polen
- 2,5 timer per tilbud til oversettelse, valutaomregning og prissetting
- 450 kroner i reell timepris
- Tidskostnad: 15 multiplisert med 2,5 multiplisert med 450 gir 16 875 kroner i måneden
- 1 tapt tilbud i måneden på grunn av treg respons, med et gjennomsnittlig dekningsbidrag på 12 000 kroner
Total kostnad for denne bedriften blir da nesten 29 000 kroner i måneden, over 340 000 kroner i året, utelukkende fra tiden det tar å lage tilbud manuelt og salgene det koster å være treg. Det er penger nok til en ekstra deltidsstilling, eller til flere måneders markedsføring. Sett inn dine egne tall fra steg 1 til 3 over, og du får ditt eget bilde av hva som er realistisk for akkurat din bedrift.
Hvorfor denne bransjen rammes hardere enn de fleste
Ikke alle tilbud er like tidkrevende å lage, og det er en av grunnene til at importører og forhandlere av vinduer, ytterdører, solskjerming og pergola ofte ligger i den dyre enden av regnestykket. Et fabrikktilbud fra en litauisk eller polsk produsent kommer som regel på engelsk, i euro, og med mål og produktkoder som må tolkes riktig før noe kan sendes til kunden. Hver linje skal oversettes, prisen skal regnes om til norske kroner til riktig kurs, og riktig påslag skal legges på uten at noen glemmer et ledd i mellom. Jo flere produkttyper og mål et tilbud inneholder, desto flere steder kan det oppstå en liten feil som koster mer enn tiden det tok å rette den opp. Dette er også grunnen til at tidsbruken i steg 1 sjelden er den samme fra tilbud til tilbud, og hvorfor det lønner seg å bruke et realistisk gjennomsnitt fremfor det raskeste tilfellet dere har opplevd.
Vanlige feil bedrifter gjør når de regner ut dette selv
- Bruker bruttolønn i stedet for reell timepris, og glemmer arbeidsgiveravgift, feriepenger og andre sosiale kostnader som fort legger 30 til 40 prosent på toppen av lønnen
- Teller bare tidskostnaden, og hopper over tapte tilbud helt, selv om det ofte er den største enkeltposten i regnestykket
- Bruker ett gjennomsnittstall for timer per tilbud, selv om de mest kompliserte tilbudene, med flere produkttyper og mange målsatte enheter, tar langt lengre tid enn gjennomsnittet
- Glemmer å gange opp til årskostnad før de vurderer om det er verdt å gjøre noe med tallet, og lander derfor på at det “ikke er så farlig” i månedlig format
Hva gjør du med tallet?
Når du har et konkret kronebeløp, blir valget enklere. Er kostnaden lav, er kanskje dagens rutine god nok, og du trenger ikke endre noe. Er den høy, som i eksempelet over, har du i praksis tre reelle alternativer: ansette flere til å håndtere volumet, akseptere at dere fortsetter å tape enkelte tilbud til raskere konkurrenter, eller automatisere selve oversettelses- og prissettingsjobben. Det siste er nøyaktig det Tilbudskalkulatoren er bygget for: den tar imot fabrikktilbudet fra fabrikken, uansett språk og valuta, og leverer et ferdig, korrekt priset norsk kundetilbud på sekunder i stedet for timer. Prøv Tilbudskalkulatoren gratis, og se hvor mye av regnestykket i steg 1 som forsvinner med en gang.
Ofte stilte spørsmål
Hvor ofte bør jeg regne ut dette på nytt?
En gang i kvartalet er nok for de fleste, eller når antall tilbud, timepris eller konkurransesituasjonen endrer seg merkbart. Tallet endrer seg sjelden dramatisk fra måned til måned, men det er verdt å sjekke etter store bemanningsendringer eller når dere begynner å levere flere eller mer komplekse produkter.
Gjelder regnestykket bare for vinduer og dører?
Nei, formelen fungerer for enhver bedrift som lager mange skreddersydde tilbud. Den er likevel spesielt relevant for importører og forhandlere av vinduer, ytterdører, solskjerming og pergola, fordi hvert fabrikktilbud må oversettes, regnes om og kvalitetssikres manuelt før kunden ser det, noe som gjør tidskostnaden i steg 1 høyere enn i mange andre bransjer.
Jeg er Nora, og jeg hjelper gjerne til med å regne dette ut for akkurat din bedrift. Ta kontakt, så ser vi sammen på tallene dine.