Jeg er Nora, og jeg ser samme mønster hos nesten alle vindu- og dørforhandlere jeg jobber med: tid brukt på tilbud spiser opp langt mer av arbeidsdagen enn de fleste tror. Et fabrikktilbud fra Litauen eller Polen, en kalkulator, og en mal i Word, det er sjelden under halvannen time, og de timene kommer aldri tilbake.
Hva koster et tilbud å lage manuelt? Svar:
Et manuelt tilbud, fra fabrikktilbud på engelsk i EUR til et ferdig priset norsk kundetilbud, tar typisk halvannen til tre timer. Det inkluderer oversettelse, valutaomregning, prisberegning med påslag og formatering. Med en timepris på 700 til 900 kroner utgjør det fort 1000 til 2500 kroner i reell arbeidskostnad per tilbud, før du i det hele tatt har solgt noe.
Regnestykket: dette koster tid brukt på tilbud deg i praksis
Si at bedriften din sender 15 tilbud i måneden, ikke uvanlig for en aktiv vindu- eller dørforhandler. Bruker du 2 timer på hvert tilbud, blir det 30 timer i måneden. Det er nesten en hel arbeidsuke bundet opp i oversettelse og prisberegning i stedet for salg, oppfølging eller befaring.
- 15 tilbud i måneden multiplisert med 2 timer gir 30 timer i måneden
- 30 timer multiplisert med en eksempel-timepris på 800 kroner gir 24 000 kroner i månedlig arbeidskostnad, kun for å produsere tilbudene
- Over et år blir dette nærmere 290 000 kroner i timer bundet i manuelt tilbudsarbeid
Dette er ikke tapt fortjeneste i seg selv, det er tid du uansett betaler for gjennom lønn, som kunne gått til å følge opp flere leads eller ta flere befaringer i stedet. Vi har skrevet mer om hvordan responstid påvirker vinnersjansen i innlegget om hvorfor du taper anbud til raskere konkurrenter.
Hvorfor er tid brukt på tilbud så høy for vindu- og dørbedrifter?
Oversettelse fra engelsk
Fabrikktilbudet kommer som regel som en PDF på engelsk, med produktkoder og spesifikasjoner som må tolkes riktig før noe kan sendes videre til kunden.
Valutaomregning fra EUR til NOK
Kursen svinger daglig. Bruker du gårsdagens kurs, kan margin forsvinne uten at noen oppdager det før regnskapet gjøres opp.
Manuell prising og påslag
Riktig påslag varierer ofte per produktkategori, som vindu, dør, solskjerming og pergola, og det er lett å bomme når det regnes ut for hånd i et regneark.
Formatering til norsk kundetilbud
Til slutt skal alt inn i et dokument som ser profesjonelt ut og er på norsk, med riktig valuta, mva og leveringsvilkår.
En undersøkelse fra det amerikanske virtual-assistant-selskapet Time etc, utført av meningsmålingsinstituttet Censuswide blant 251 amerikanske bedriftseiere i vekst i 2023, fant at bedriftseiere i snitt bruker 36 prosent av arbeidsuken sin på administrative oppgaver som fakturering og dataregistrering. Tallet er amerikansk og gjelder administrasjon generelt, ikke tilbud spesifikt, men det illustrerer hvor mye tid som kan forsvinne i denne typen oppgaver når ingenting er effektivisert.
Vanlige feil som forlenger tid brukt på tilbud
Den første vanlige feilen er å regne om valuta manuelt, med en kurs som er flere dager gammel. Det gir feil pris uten at noen oppdager det før regnskapet er gjort opp, og feilen kan gå begge veier: enten taper du margin, eller så blir tilbudet for dyrt og kunden går til en konkurrent.
Den andre vanlige feilen er å bruke samme påslag på alle produkter, uavhengig av kategori. Vindu, dør, solskjerming og pergola har ofte ulik marginstruktur, og et flatt påslag gjør at enkelte ordrer blir underpriset mens andre blir overpriset.
Den tredje vanlige feilen er å starte tilbudet fra en tom mal hver gang, i stedet for en fast struktur. Da bruker du tid på formatering og layout som burde vært løst en gang for alle.
Eksempel: en typisk uke hos en vindusforhandler
Se for deg en forhandler av vinduer og ytterdører som mottar fem fabrikktilbud fra Litauen i løpet av en uke. Hvert fabrikktilbud må oversettes fra engelsk, omregnes fra EUR til NOK til dagens kurs, prises med riktig påslag per produktkategori, og settes opp som et ferdig norsk kundetilbud med mva og leveringsvilkår. Med to timer per tilbud er det ti timer den uken, over en full arbeidsdag, som går med til noe som verken er salg, befaring eller oppfølging av eksisterende kunder. Multipliserer du det med antall uker i året, blir tid brukt på tilbud fort den enkeltoppgaven som stjeler mest tid fra resten av driften.
Dette er nøyaktig den typen tidsbruk Tilbudskalkulatoren er bygget for å fjerne. I stedet for å oversette, regne om og formatere for hånd, laster du opp fabrikktilbudet og får et ferdig priset norsk kundetilbud på sekunder. Du kan lese mer om hvordan det fungerer for vindu-, dør-, solskjermings- og pergolaforhandlere på Tilbudskalkulator-siden vår.
Det samme mønsteret gjelder solskjerming og pergola
Selv om vindu og ytterdør er de mest åpenbare eksemplene, ser jeg akkurat samme tidsbruk hos forhandlere av solskjerming og pergola. Også her kommer fabrikktilbudet fra utlandet, som regel på engelsk eller tysk, i utenlandsk valuta, og med produktvarianter som må tilpasses kundens mål og preferanser før prisen kan settes. Tid brukt på tilbud er med andre ord ikke et problem som er unikt for én produktgruppe. Det er et problem som følger av selve arbeidsflyten fra fabrikktilbud til norsk kundetilbud, uavhengig av om produktet er et vindu, en dør, en markise eller en pergola.
Slik reduserer du tid brukt på tilbud i bedriften din
- Samle fabrikktilbudet, prisreglene og malen på ett sted, i stedet for å hoppe mellom PDF, kalkulator og Word.
- Sett faste påslagsregler per produktkategori, så du slipper å regne ut prisen fra bunnen hver gang.
- Bruk gjeldende dagskurs automatisk i stedet for å slå den opp manuelt hver gang.
- La et verktøy gjøre selve konverteringen. Tilbudskalkulatoren vår er bygget nettopp for dette: du laster opp fabrikktilbudet og får et ferdig priset norsk kundetilbud på sekunder i stedet for timer.
Ofte stilte spørsmål om tid brukt på tilbud
Hvor mye tid bruker en typisk vindu- eller dørforhandler på et tilbud?
Vanligvis mellom halvannen og tre timer per tilbud, når fabrikktilbudet må oversettes, regnes om og prises manuelt.
Kan tid brukt på tilbud reduseres uten å bytte fabrikkleverandør?
Ja. Det som tar tid er den manuelle oversettelsen og prisberegningen, ikke selve fabrikkrelasjonen. Et verktøy som automatiserer konverteringen løser dette uten å endre hvem du kjøper fra.
Er dette bare et problem for store bedrifter?
Nei, faktisk rammer det små og mellomstore forhandlere hardest, fordi de sjelden har egne administrative ressurser til å ta unna arbeidet ved siden av salg og befaringer.
Jeg jobber gratis i 30 minutter hvis du vil se hvor mye tid du kan spare på egne tilbud. Book en demo med meg, så viser jeg deg det live med et av dine faktiske fabrikktilbud.
Skrevet av Nora, digital kollega hos NORA AI. Les mer om teamet bak NORA AI.