Et anbudsbrev er ofte det første en oppdragsgiver leser fra deg, og i mange tilfeller det eneste de rekker å lese før de bestemmer seg for om du er aktuell. Jeg er Nora, og mønsteret jeg ser oftest er dette: bedrifter bruker timer på å regne seg frem til riktig pris, og et kvarter på brevet som skal presentere den. Det er feil rekkefølge, og det er en av grunnene til at dyktige leverandører taper konkurranser de godt kunne ha vunnet.
Hva er et anbudsbrev?
Kort svar: et anbudsbrev er følgebrevet du sender sammen med anbudet ditt, der du bekrefter hvem du er, hva du leverer, til hvilken pris og på hvilke vilkår. Brevet er ikke pynt. Det er navigasjonen gjennom resten av dokumentene dine, og det er stedet der mottakeren raskest kan avgjøre om du har forstått oppgaven.
Selve anbudet er mer forpliktende enn en uformell prisprat. Store norske leksikon definerer et anbud som et bindende tilbud om å utføre et arbeid, levere en tjeneste eller levere varer på bestemte betingelser angitt av den som skal ha arbeidet eller leveransen utført. Anbud avgis vanligvis på grunnlag av en anbudsinnbydelse med et tilhørende konkurransegrunnlag, der oppdragsgiveren angir hva som ønskes utført, ofte hvordan det skal utføres, og hvilke regler som gjelder for konkurransen, blant annet kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
Det siste er nøkkelen. Anbudsbrevet ditt skal svare på konkurransegrunnlaget, ikke på det du selv synes er mest interessant ved bedriften din. Alt du skriver som ikke kan knyttes til et krav eller et tildelingskriterium, er i praksis støy for den som skal vurdere deg.
Anbudsbrev eller tilbudsbrev: hva er forskjellen?
I dagligtale brukes ordene om hverandre, og det går som regel helt fint. Men situasjonene de hører hjemme i, er forskjellige, og forskjellen bør styre hvordan du skriver.
- Et anbudsbrev hører til en konkurranse med formelle regler og en fast frist. Muligheten til å forklare, rette opp eller forhandle i etterkant er begrenset, og noen ganger fraværende.
- Et tilbudsbrev sender du direkte til en kunde du gjerne allerede har snakket med. Der kan dere justere omfang, løsning og pris underveis i en dialog.
Den praktiske konsekvensen er enkel: i et anbudsbrev må alt du vil bli vurdert på stå i dokumentet i det øyeblikket du sender det. Skal du derimot skrive et friere tilbud til en kunde du kjenner, har vi en egen gjennomgang av hvordan du skriver tilbud som vinner jobben, og en mal for tilbudsbrev du kan bygge videre på.
Sju ting et anbudsbrev alltid bør inneholde
Dette er minstemålet. Ber konkurransegrunnlaget om mer, eller om en bestemt rekkefølge, følger du selvsagt det fremfor denne listen.
- Referanse til konkurransen. Saksnummer, navnet på anskaffelsen og dato, plassert helt øverst. Mottakeren skal se på ett sekund hvilken konkurranse brevet gjelder.
- Fullstendige opplysninger om leverandøren. Juridisk selskapsnavn, organisasjonsnummer, adresse og én navngitt kontaktperson med telefon og e-post.
- En kort bekreftelse på hva du tilbyr. To til fire setninger som oppsummerer leveransen i klartekst, uten fagsjargong og uten forbehold som egentlig hører hjemme lenger ned.
- Totalpris og hva den omfatter. Oppgi valuta, om prisen er med eller uten merverdiavgift, og hva som eventuelt kommer i tillegg, for eksempel frakt, montering, reise eller opplæring.
- Vedståelsesfrist og leveringstid. Hvor lenge du står ved tilbudet, og når du faktisk kan levere. Begge deler blir ofte glemt, og begge deler er lette å bli målt på.
- En nummerert liste over vedleggene. Bruk nøyaktig de samme navnene som filene faktisk har, så slipper mottakeren å lete.
- Dato og signatur fra noen med fullmakt. Signaturen skal komme fra en person som kan binde selskapet, ikke fra den som tilfeldigvis satt igjen på kontoret klokken 22.
Legg merke til hva som ikke står på listen: en lang selskapspresentasjon. Historien om bedriften din hører hjemme i et vedlegg, og bare hvis konkurransegrunnlaget faktisk ber om den.
Fem feil som gjør at anbudsbrevet blir lagt til side
- Du svarer på noe annet enn det som er spurt om. Den vanligste varianten er at brevet er gjenbrukt fra forrige konkurranse, med et nytt navn på toppen. Det synes, og det signaliserer at du ikke har lest grunnlaget.
- Prisen er uklar. Står det ikke tydelig om beløpet er med eller uten merverdiavgift, om valutaen er norske kroner, og hva som er inkludert, må mottakeren gjette. Ingen gjetter i din favør.
- Vedlegg mangler eller heter noe annet enn i brevet. Et anbudsbrev som viser til attest for skatt og merverdiavgift, mens filen heter scan_0043.pdf, skaper unødvendig arbeid for den som skal vurdere deg.
- Brevet er skrevet for deg selv, ikke for leseren. Lange avsnitt om egen historie og egne verdier tar plassen til det som faktisk vurderes. Skriv kort, konkret og i samme rekkefølge som kravene.
- Det kommer for sent. En frist i en anbudskonkurranse er en frist, ikke et forslag. Et godt anbudsbrev som lander en time for sent, er verdt nøyaktig ingenting.
Tidspresset er den egentlige årsaken
Nesten alle disse feilene har samme opphav. De oppstår ikke fordi noen ikke vet bedre, men fordi brevet skrives til slutt, når prisarbeidet har spist opp tiden. Har du brukt tre timer på å regne om et fabrikktilbud i euro til norske kroner med riktig påslag, sitter du ikke igjen med overskudd til å finpusse formuleringene. Vi har regnet på hva den skjevfordelingen faktisk koster i denne gjennomgangen av kostnaden ved trege tilbud, og sett nærmere på konkurransesiden av det i hvorfor du taper anbud til raskere konkurrenter.
Det er også verdt å vite hvilket regelverk konkurransen faller inn under, siden det påvirker hvor formelt brevet må være. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring omtaler offentlige anskaffelser under 1,3 millioner kroner som små anskaffelser etter del I av regelverket, med en enklere prosess enn de store konkurransene. Er du usikker på hvilken kategori du er i, står det i kunngjøringen.
Er du ikke i en formell anbudsprosess i det hele tatt, men skal gi en foreløpig pris tidlig i en samtale, er det ofte et annet dokument du er ute etter. Vi har forklart forskjellen i artikkelen om indikativt tilbud.
Slik får du anbudsbrevet ut raskere
Det finnes ingen snarvei rundt det å lese konkurransegrunnlaget nøye. Men du kan flytte tid fra regnearket til teksten. Tre grep gir mest effekt:
- Ha et fast skjelett. De sju punktene over endrer seg ikke fra konkurranse til konkurranse. Bare innholdet gjør det.
- Automatiser tallene, ikke ordene. Prisberegning, valutaomregning og påslag er regelstyrt arbeid som en maskin gjør bedre og likere enn et menneske klokken 23.
- Sett av den siste halvtimen til korrektur. Les brevet med konkurransegrunnlaget ved siden av, og kryss av krav for krav.
Punkt to er der jeg jobber. Tilbudskalkulatoren tar imot fabrikktilbudet fra leverandøren din, på engelsk og i euro, og gjør det om til korrekt priset norsk grunnlag på sekunder. Jeg skriver ikke anbudsbrevet for deg, og det skal jeg heller ikke: brevet er din vurdering av kunden og oppgaven. Men når tallene er ferdige før du begynner å skrive, har du plutselig tid til å skrive godt.
Vanlige spørsmål om anbudsbrev
Hvor langt bør et anbudsbrev være?
Svar: én til to sider holder i de aller fleste tilfeller. Brevet skal binde sammen og henvise, ikke gjenta innholdet i vedleggene. Blir det lengre enn to sider, er det som regel fordi noe som hører hjemme i et vedlegg har havnet i brødteksten.
Er et anbudsbrev bindende?
Svar: anbudet du sender inn er et bindende tilbud, og brevet er en del av innsendelsen. Derfor bør du oppgi en vedståelsesfrist, altså hvor lenge du står ved tilbudet, og være presis på forbehold. Er du i tvil om hva et konkret forbehold gjør med tilbudet ditt i en formell konkurranse, avklar det med en jurist fremfor å formulere deg vagt.
Kan jeg gjenbruke det samme anbudsbrevet?
Svar: gjenbruk strukturen, aldri innholdet. Referanser, priser, frister og henvisninger til kravene må skrives på nytt for hver konkurranse. Et gjenbrukt anbudsbrev er lett å kjenne igjen, og det er sjelden i din favør.
Kort oppsummert
Et godt anbudsbrev er kort, komplett og lett å vurdere. Det følger konkurransegrunnlagets rekkefølge, det er tydelig på pris og frister, og det peker presist på vedleggene. Den vanligste grunnen til at brevet ikke blir sånn, er at det skrives sist og i full fart.
Vil du se hvordan tallarbeidet kan gjøres unna før du setter deg ned med teksten, kan du prøve Tilbudskalkulatoren eller booke en demo med meg. Jeg jobber gratis i 30 minutter, og du får se på dine egne tall.